为了贯彻落实中央和学校有关文件和精神要求，确保我院例会既高效务实传达上级文件和精神，又及时有效发现和解决我院基层部门工作中出现的问题，在充分发挥民主集中制的基础上，创新我院例会程序，特制定如下办法。

1. 依据我院例会历史惯例，每周一下午四点十分（冬季作息时间）或四点四十分（夏季作息时间）确定为我院教职工例会时间，遇特殊情况另行通知

2. 例会无特殊情况在机电工程学院会议室举行。

3. 无特殊情况全体教职工不得缺席例会，确需请假，向学院主要党政领导书面或电话请假得到批准方可，由于工作原因或其他特殊情况除外。

4. 实行例会前学院领导内部间沟通交流，科级部门负责人主动向学院领导汇报交流近期工作，针对问题单独沟通另行处理。

5. 例会由学院主要党政领导主持，主要领导外出，可委托其他学院领导主持。

6. 例会分为两个部分，第一部分由学院领导传达上级文件和精神，第二部分由学院领导部署具体工作。

7. 办公室主任应当对例会全程做好会议记录，确保其真实全面，每次例会结束时由学院领导、记录人签字确认，存档保管。

8. 办公室主任应妥善保管会议记录，并保守会议秘密，非经学院主要领导审批不得拍照、复印外借。

9. 会议记录应长期存档，非经学院领导集体商议确定，不得由任何人私自处理。

10. 本办法自2015年3月1日起实施。